Adviesgroep Secretaresse Mobility Hubs

Adviesgroep Secretaresse Mobility Hubs

Ben jij de ervaren secretaresse die ons gepassioneerde team komt versterken? Wil jij dagelijks bijdragen aan maatschappelijk relevante projecten? Zoek je een zelfstandige en afwisselende rol waarin je initiatief kunt nemen? Dan is deze functie als adviesgroep secretaresse Mobility Hubs echt iets voor jou! 

Wat je doet als adviesgroep secretaresse Mobility Hubs

Als secretaresse ben jij het organisatorische hart van de adviesgroep. Je ondersteunt twee Teamleiders en collega’s proactief bij secretariële, organisatorische, personele en commerciële administratieve taken. Jij zorgt ervoor dat het team optimaal kan functioneren en dat collega’s zich welkom en ondersteund voelen. 

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: 

• Secretariële en organisatorische ondersteuning: voorbereiden van overleggen, notuleren, e-mail- en agendabeheer, en coördinatie van faciliteiten en logistiek.  

• HR-ondersteuning en onboarding: plannen van sollicitatiegesprekken, begeleiden van nieuwe medewerkers en opvolgen van personele taken. 

• Organisatie van bijeenkomsten en sociale activiteiten: coördineren van workshops, conferenties, digitale sessies en teamuitjes. 

• Documentbeheer en communicatie: verzenden, archiveren en prioriteren van correspondentie en projectdocumenten, inclusief interne en externe informatievoorziening. 

• Commerciële en tenderondersteuning: ondersteunen van sales- en accountteams, beheren van CRM, en coördineren van het tenderproces. 

Waar kom je te werken

Binnen onze adviesgroep Mobility Hubs werken zo’n 70 collega’s aan mobiliteitsknooppunten voor onder andere ProRail, NS, Schiphol, Arriva, GVB, gemeenten, provincies, architectenbureaus en ontwikkelaars. We ontwerpen nieuwe hubs, verbeteren bestaande stations en ontwikkelen strategieën voor bereikbaarheid. 

Onze cultuur is energiek, vernieuwend en leergierig. We zijn een hecht team met een hoge gunfactor: we zoeken elkaar actief op, delen kennis en versterken elkaar. Ons kantoor in Utrecht is een belangrijke uitvalsbasis voor de adviesgroep. 

Wat je meebrengt

Je voelt je thuis in een klantgerichte omgeving waar gestreefd wordt naar het beste resultaat. Je bent betrokken, enthousiast en nauwkeurig, en je komt je afspraken na. 

Daarnaast beschik je over: 

• Mbo + werk- en denkniveau met een pragmatische instelling. 

• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie. 

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift. Je kunt goed redigeren en samenvatten. Kennis van de Engelse taal is belangrijk vanwege ons internationale karakter. 

• Goede ICT-vaardigheden met Word, Microsoft Teams, PowerPoint, Excel en bij voorkeur ook CRM. Je bent nieuwsgierig naar nieuwe digitale hulpmiddelen en software. 

• Probleemoplossend vermogen en stressbestendigheid. Je neemt initiatief en schakelt makkelijk. 

• Een natuurlijke manier van contact leggen met collega’s. 

Dit krijg je van ons

Bij Haskoning geloven we dat het welzijn van onze medewerkers cruciaal is voor ons gezamenlijke succes. Daarom bieden we een uitgebreid pakket aan arbeidsvoorwaarden die zijn ontworpen om jouw professionele en persoonlijke groei te ondersteunen.​ 

Wat wij bieden:​ 

• Een goede basis: Een goed primair salaris (€ 2.698 – € 3.854 bruto per maand op basis van een 40-urige werkweek) dat jaarlijks groeit.​ 

• Een jaarcontract voor 24 of 32 uur per week, met de intentie tot verlenging bij goed functioneren. 

• Aantrekkelijk secundaire voorwaarden: Goede pensioenopbouw met een werkgeversbijdrage van 18,3%, 2,15% persoonlijk budget en jaarlijkse winstdeling. Daarnaast kun je aandelen kopen van onze organisatie en zo meedelen in ons gezamenlijke succes.​ 

• Werk-privébalans: 28 vakantiedagen (op basis van fulltime) met de mogelijkheid om 16,5 dag per jaar bij te kopen en drie feestdagen in te ruilen voor een dag die voor jou belangrijk is. We werken hybride met flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en een volledige ingerichte thuiswerkplek. ​ 

• Ontwikkelingsmogelijkheden: Diverse opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s zoals leer- en ontwikkelpaden afgestemd op jouw expertise, learning weeks en verschillende kennisgroepen en intervisie. ​ 

• Bereikbaarheid en reiskostenvergoeding: Een goed bereikbare werkplek, reiskostenvergoeding en NS-Business Card. Kom je lopend of met de fiets naar kantoor? Dan ontvang je een hogere reiskostenvergoeding – zo stimuleren we duurzaam reizen.​ 
• Informele en inclusieve cultuur: een informele en open cultuur waar iedereen zich welkom voelt met vrijblijvende sociale en sportieve activiteiten en diverse netwerken zoals Pride, Young Haskoning. ​ 

Meer over onze arbeidsvoorwaarden vind je hier.​ 

Ben jij onze nieuwe collega?

We maken graag kennis met je! Solliciteer via de button onderaan de pagina en upload je cv en motivatiebrief.

Heb je vragen? Neem dan contact op met:
Koos Veerman, Director Advisory Group Mobility Hubs – [email protected]
Arno van Smeden, Recruiter Rail & Mobility Hubs – [email protected]
Wil je weten wie je directe collega wordt? Neem contact op met Mirella Mulder-Peters via 06 30563311 of [email protected].

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Aangeboden kandidaten worden niet in behandeling genomen.